Biuletyn Informacji Publicznej
URZĘDU MIASTA CHEŁMŻY

ZAPYTANIE OFERTOWE (SOR.271.15.2024) - Specjalistyczne szkolenie z zakresu cyberbezpieczeństwa dla wszystkich pracowników wraz z kadrą zarządzającą w Urzędzie Miasta - 48 osób, Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej - 16 osób oraz Centrum Usług Wspólnych -11 osób

                                                                                                                                              Data: 18.09.2024r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

(SOR.271.15.2024)

GMINA MIASTA CHEŁMŻA

Adres: 87-140 Chełmża, ul. Hallera 2

zaprasza do składania ofert cenowych na  (przedmiot zamówienia (tytuł)) :

I.                    OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Specjalistyczne szkolenie z zakresu cyberbezpieczeństwa dla wszystkich pracowników wraz z kadrą zarządzającą w Urzędzie Miasta - 48 osób, Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej - 16 osób oraz Centrum Usług Wspólnych -11 osób

Szczegółowy opis zamówienia stanowi Opis Przedmiotu Zamówienia będący Załącznikiem nr 1 do Zapytania Ofertowego.

II.                  TERMIN REALIZACJI:  do 45 dni od dnia podpisania umowy

III.                KOD CPV zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień:

Kod: 80511000-9: Usługi szkolenia personelu

Kod: 7963200-3: Szkolenie pracowników

IV. Procedura prowadzona zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2021-2027 lub ustawą z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.).

V.                  TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających

VI.                KOMUNIKACJA W TOKU POSTĘPOWANIA:

Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego poprzez adres email: informatyk@um.chelmza.pl .

Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert.

VII.              PROCEDURA, TRYB OCENY OFERT I OGŁASZANIE WYNIKÓW:

1)       Proces oceny ofert i ogłoszenia wyników przedstawia się następująco:

a)       Wyjaśnienia treści ofert i poprawianie oczywistych omyłek.

b)       W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

c)       Sprawdzanie wiarygodności ofert.

d)       Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji.

2)       Ogłoszenie wyników postępowania: Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni
o wynikach postępowania w formie elektronicznej poprzez umieszczenie informacji na stronie https://bip.chelmza.pl .

3)       Kryterium wyboru oferty będzie cena 80% i doświadczenie 20% (opisane szczegółowo w pkt IX).

4)       W przypadku, gdy nie da się wyłonić oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że minimum dwie oferty mają równą liczbę punktów, Zamawiający zastosuje właściwą procedurę określoną w art. 248 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

5)       Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji cenowych z Oferentem, który zaproponował najniższą cenę, w przypadku, gdy zaoferowana cena będzie wyższa niż Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W przypadku gdy Oferent, który zaproponował najniższą cenę nie zgodzi się na negocjacje, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Oferentem, który zaproponował kolejną najniższą cenę spośród pozostałych ofert.

6)       Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.
Z tego tytułu Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie wobec Zamawiającego.

7)       Zamawiający poprawi w ofercie:

a)       oczywiste omyłki pisarskie,

b)       oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

c)       inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty,

- niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

8)        Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:

a) została złożona po terminie składania ofert;

b) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

c) jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;

d) nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez zamawiającego;

e) zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia (w przypadku badania określonej przesłanki)

f) zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu;

g) została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

h) wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionował poprawienie omyłki polegającej na

niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodującej zmiany w treści oferty;

i) wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą;

j) w stosunku do Wykonawcy zachodzą przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7

ust. 1 w związku z art. 7 ust. 9 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w

zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa

narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507 ze zm.).

VIII.            MIEJSCE, TERMIN ORAZ SPOSÓB SKŁADANIA OFERT

1)      Oferta ma być sporządzona w języku polskim pod rygorem nieważności.

2)      Ofertę podpisuje osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Upoważnienie do podpisania oferty powinno być dołączone do oferty, o ile nie wynika z innych dokumentów dołączonych do oferty.

3)      Oferty należy składać na formularzu ofertowym wraz z wymaganymi załącznikami na adres email: informatyk@um.chelmza.pl

4)      Termin składania ofert: do dnia 30.09.2024 r. do godz. 10:00

5)      Otwarcie ofert nastąpi w dniu 30. 09.2024r. o godz. 10:15

6)      Osoba/ osoby do kontaktów:

Jarosław Smyczyński tel. 730 987 530, e-mail: informatyk@um.chelmza.pl

7)      Oferent winien posiadać upoważnienie do występowania w obrocie prawnym i prowadzić działalność gospodarczą, której przedmiot jest zgodny z treścią zamówienia. Dokumenty składające się na ofertę mogą być złożone w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę.

8)      Wszystkie zapisane strony oferty, w tym załączniki oraz wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, powinny być datowane i parafowane przez osoby podpisujące ofertę.

9)      Ofertę wraz załącznikami składa się za pomocą:

·         w formie elektronicznej (dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem, profilem zaufanym lub podpisem osobistym lub jako skan załącznika nr 2 - formularza ofertowego podpisany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy) na adres informatyk@um.chelmza.pl  

10)   Oferty złożone w inny sposób bądź po terminie podanym w niniejszym punkcie będą podlegały odrzuceniu.

11)   Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

12)   Cena oferty to cena ofertowa brutto wymieniona w formularzu ofertowym. W cenie oferty należy zawrzeć wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy.

13)   Wszystkie ceny muszą być wyrażone w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone wyłącznie
w złotych polskich.

14)   Wykonawca jest zobowiązany do załączenia dokumentów potwierdzających uprawnienia osób podpisujących ofertę do reprezentowania Wykonawcy, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych, aktualnych na dzień podpisania oferty. W przypadku braku ww. dokumentu Zamawiający wezwie Wykonawcę jednokrotnie do jego uzupełnienia pod rygorem odrzucenia oferty.

IX.                KRYTERIA OCENY OFERT I OPIS SPOSOBU ICH OBLICZENIA

Kryterium dopuszczające do dalszej oceny – ocena zgodności oferty z zapytaniem ofertowym.

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert, , na podstawie następujących kryteriów:

Kryterium I: Cena – waga punktowa 80%

Punkty wyliczone będą w oparciu o wzór matematyczny:

                                                         cena brutto oferty z najniższą ceną

Liczba punktów (max 80 pkt) = ------------------------------------------------ x 80

                                                                 cena brutto oferty badanej

Kryterium II: doświadczenie – waga (udział % w ocenie): 20,00 %

·         Doświadczenie osoby przeprowadzającej szkolenie będzie rozpatrywane na podstawie określonej przez wykonawcę w wykazie wykonanych szkoleń ilości przeprowadzonych szkoleń z zakresu cyberbezpieczeństwa.

·         Liczba punktów w danym kryterium zostanie przyznana zgodnie z zasadami określonymi poniżej:

o   1 szkolenie – 0,00 punktów,

o   2 szkolenia– 2,00 punktów,

o   3 szkolenia – 4,00 punkty,

o   4 szkolenia – 6,00 punktów,

o   5 szkolenia – 8,00 punktów,

o   6 szkolenia – 10,00 punktów,

o   7 szkolenia – 12,00 punktów,

o   8 szkolenia – 14,00 punktów,

o   9 szkolenia – 16,00 punktów,

o   10 szkolenia – 18,00 punktów,

o   11 szkolenia – 20,00 punktów.

W kryterium „doświadczenie” Wykonawca może otrzymać maksymalnie 20,00 punktów.

a) Ocenie zostaną poddane cena oferty brutto za realizację przedmiotu zamówienia obliczona przez Wykonawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, doświadczenie osoby przeprowadzającej szkolenie.

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu

o powyższe kryteria (sumy punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach).

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową liczbę punktów w ramach ww. kryteriów. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując powszechne zasady zaokrąglania.

Zaproponowana przez Wykonawcę cena powinna zostać w ofercie podana jako cena brutto oraz
z rozbiciem na cenę netto i podatek VAT  (jak we wzorze formularza ofertowego). Dla zapewnienia porównywalności ofert Wykonawców ceną podlegającą ocenie będzie cena brutto przedmiotu zamówienia określona w ofercie. W przypadku wskazania w ofercie ceny w walucie innej niż PLN, cena ta zostanie przeliczona na PLN według średniego kursu danej waluty opublikowanego przez Narodowy Bank Polski obowiązującego w ostatnim dniu składania ofert.

Cena oferty (zarówno cena brutto, jak i cena netto) powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne dla wykonania Przedmiotu Zamówienia.

W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert uzyska taką samą końcową ilość punktów w ramach kryteriów oceny ofert a oferty te zawierają taką samą cenę, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Oferent składając oferty dodatkowe nie może zaoferować wyższej ceny niż w ofercie wcześniejszej/pierwotnej.

X.    Płatność

1. Wynagrodzenie o którym mowa w formularzu ofertowym nastąpi na podstawie faktury

wystawionej po podpisaniu bez zastrzeżeń protokołu odbioru stanowiącego załącznik nr 5 - protokoły odbioru do zapytania ofertowego.

2. Zamawiający oświadcza, że wyraża zgodę na przesłanie drogą elektroniczną faktury, faktury korygującej, jak również duplikatu tych faktur wystawionych przez Wykonawcę zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, w formacie PDF, na adres e-mail: faktury@um.chelmza.pl .

3.Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 14 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem na rachunek Wykonawcy podany na fakturze. W przypadku opóźnienia w zapłacie Wynagrodzenia Zamawiający zobowiązany będzie do zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie na rzecz Wykonawcy.

4. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

XI. Inne uwarunkowania dot. realizacji przedmiotu zamówienia:

1.       Zadanie jest przewidziane do realizacji przy współudziale środków zewnętrznych - dofinansowania z „Cyberbezpiecznego Samorządu”.

2.       Niniejsze postępowanie prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach Zamawiającego. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom Prawo zamówień publicznych.

3.       Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom żadne środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga.

4.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany zapytania ofertowego przed upływem terminu do składania ofert. Wszelkie zmiany treści zapytania ofertowego oraz wyjaśnienia udzielone na zapytania Wykonawcy stają się integralną częścią zapytania ofertowego i są wiążące dla Wykonawców.

5.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania w każdym czasie bez podania uzasadnienia, w tym także pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.

6.       Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Zamawiającego z tytułu otrzymania zapytania ofertowego oraz przygotowania i złożenia oferty na to zapytanie.

7.       Zamawiający zastrzega sobie prawo (możliwość) do zamieszczenia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji o: złożonych ofertach, wynikach postępowania (udzieleniu zamówienia).

8.       Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zostanie powiadomiony pisemnie lub telefonicznie o wyborze jego oferty oraz o terminie i miejscu podpisania (zawarcia) umowy (zlecenia). Zamawiający nie określa (nie przewiduje) warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

9.       Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od podpisania umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

XII.              Pozostałe informacje

1.       Szczegółowe warunki realizacji przedmiotu zamówienia zostały zawarte w załączonym wzorze umowy. Zamawiający wymaga od Wykonawców zawarcia umowy na warunkach określonych w załączonym wzorze umowy.

2.       Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty lub informacja o unieważnieniu postępowania zostanie wysłana Wykonawcom, którzy złożyli ofertę.

3.       Zamawiający poinformuje Wykonawcę, któremu zostanie udzielone zamówienie, o miejscu i terminie zawarcia umowy.

4.       Wykonawca przed zawarciem umowy:

a.       poda wszystkie niezbędne informacje do wypełnienia treści umowy (w tym umowy powierzenia danych osobowych do przetwarzania – dalej: umowa pdo) na wezwanie Zamawiającego skierowane co najmniej drogą e-mail;

b.       wypełni i przekaże uzupełniony arkusz weryfikacji podmiotu przetwarzającego (załącznik nr 5 do umowy pdo).

5.       Wykonawca najpóźniej w dniu podpisania umowy należy przedłożyć zamawiającemu: podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentacji Wykonawca oryginał formularza cenowego   i np.  kosztorys, formularz ofertowy, zestawienie kosztów   lub pełnomocnictwo, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik (pełnomocnictwo należy złożyć w oryginale lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza

XIII.            Warunki udziału w postępowaniu

O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

a)       posiadają odpowiednie zaplecze techniczne i osobowe gwarantujące prawidłową realizację usługi.

b)       wykażą, że ciągu ostatnich 3 lat, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w okresie prowadzenia działalności, rzetelnie wykonał co najmniej 1 szkolenie z zakresu cyberbezpieczeństwa i przeszkolił co najmniej 60 osób (Załącznik nr 4 - Wykaz wykonanych dokumentacji).

Zamawiający oceni spełnienie warunku udziału w postępowaniu na podstawie złożonych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów. Do wykazu załączyć należy dowody określające, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Wykonawcy, którzy nie spełnią warunków udziału w postępowaniu podlegać będą wykluczeniu a ich oferta zostanie odrzucona.

XIV.            PODSTAWY WYKLUCZENIA:

1)       Zamawiający informuje, iż w celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a)       uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b)       posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,

c)       pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d)       pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia
w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2)       Ponadto o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art.7 ust.1 w związku z art. 7 ust. 9[1] ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2024 r. poz. 507). W celu wykazania brak podstaw do wykluczenia w postępowania w zakresie ww. wymogu należy wypełnić i podpisać Oświadczenie dotyczące niepodleganiu zakazowi udziału w postępowaniu i wykonywaniu zamówienia publicznego, które zostało zawarte w treści formularza ofertowego. Wykonawca jest zobowiązany do wskazania w sposób niebudzący wątpliwości wraz ze złożoną ofertą, czy podlega wykluczeniu czy też nie podlega wykluczeniu na podstawie wskazanej powyżej przesłanki.               

XV.              Wymagane dokumenty do złożenia wraz z ofertą:

a)       Formularz ofertowy - załącznik nr 2.

b)       Wykaz wykonanych dokumentacji - załącznik nr 4 wraz z dowodami określającymi, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

XVI.            Sposób przygotowania oferty

a.       Wykonawca może złożyć tylko jedna ofertę. Złożenie przez Wykonawcę większej ilości ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert Wykonawcy.

b.       Wykonawca składa ofertę na Formularzu ofertowym - zał. nr 1.

c.        Ofertę należy złożyć w języku polskim.

d.       Do oferty należy dołączyć wszystkie wymagane dokumenty żądane w pkt. 6.

e.       Cena wynikająca z oferty powinna obejmować wszystkie koszty oraz podana w kwotach netto, brutto (dwa miejsca po przecinku) wyrażone cyfrowo i słownie w złotych polskich z wyodrębnieniem podatku VAT jeżeli występuje.

f.         Nie dopuszcza się ofert częściowych. Oferta powinna zawierać wszystkie wskazane przez Zamawiającego elementy.

 XVII.          Termin związania ofertą – 30 dni od dnia otwarcia ofert.

 XVIII.        Zapewnienie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami

W związku z obowiązkiem określenia przez Zamawiającego warunków służących zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie tych zadań publicznych lub zamówień publicznych, wynikającym z art. 4 ust. 3 ustawy o Zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tj. Dz. U. 2022 poz. 2240 z późn. zm.), Zamawiający informuje, że w prowadzonym postępowaniu w żadnym z trzech wskazanych zakresów tj.: w zakresie dostępności architektonicznej, w zakresie dostępności cyfrowej, w zakresie dostępności informacyjno-komunikacyjnej, nie występują przesłanki do określenia wyżej wspomnianych warunków z uwagi na charakter przedmiotu zamówienia.

Burmistrz

(-) Paweł Polikowski

Załączniki:

1) Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ)

2) Formularz ofertowy

3) Wzór umowy z załącznikami

4) Wykaz wykonanych szkoleń

5) Protokoły odbioru

drukuj (ZAPYTANIE OFERTOWE (SOR.271.15.2024) - Specjalistyczne szkolenie z zakresu cyberbezpieczeństwa dla wszystkich pracowników wraz z kadrą zarządzającą w Urzędzie Miasta - 48 osób, Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej - 16 osób oraz Centrum Usług Wspólnych -11 osób)